Cada reserva futura, ficha de huésped, depósito y factura emitida se migra — y luego se concilia línea a línea con tu sistema anterior antes de que nadie dé el visto bueno.
Durante una semana completa antes del cambio, ODA funciona en paralelo con datos reales. Tu equipo aprende sobre tus habitaciones y tarifas: no sobre una demo, y no con un huésped esperando en el mostrador.
El cambio se hace de madrugada, después del cierre del día. La recepción cierra en el sistema antiguo y abre en ODA a la mañana siguiente, con la misma lista de llegadas.
Una migración típica de un establecimiento. Un grupo más grande o unos datos más desordenados lo alargan; una casa rural que deja las hojas de cálculo suele terminar antes.
Nos sentamos con tu equipo y mapeamos el establecimiento tal y como funciona de verdad: tipos de habitación, planes tarifarios, temporadas, regímenes de pensión, impuestos, servicios y quién necesita qué permisos. En paralelo sacamos los datos de tu sistema actual, sea el que sea: una exportación nativa, un volcado de base de datos o un montón de hojas de cálculo.
Configuramos todo: inventario y atributos de las habitaciones, planes tarifarios y restricciones, el motor de impuestos de tu jurisdicción, cartas y precios del TPV, roles de usuario y tu marca en el motor de reservas y la app de huéspedes. Tú lo revisas y nosotros ajustamos. Nada se cierra por nuestra cuenta.
Los dos sistemas funcionan a la vez. Tu equipo toma reservas reales en ODA junto al sistema antiguo, y cada departamento se forma en las pantallas que va a usar de verdad. Probamos llegadas, salidas, cambios de habitación, cuentas divididas, devoluciones y un cierre de noche completo hasta que nada sorprende a nadie.
Redirigimos tus canales, hacemos la migración diferencial final de madrugada y arrancamos en tu hora más tranquila. Durante las dos semanas siguientes hay alguien del equipo de implantación disponible cada día: no una cola de tickets, sino las personas que construyeron tu configuración.
Todo ello se migra y después se concilia con tu sistema anterior antes de la puesta en marcha. Si una cifra no cuadra, no cambiamos.
No vamos a fingir que toda migración es limpia. Los puntos de fidelidad y las cuentas de la casa suelen necesitar una equivalencia en lugar de una copia, porque dos sistemas rara vez los cuentan igual. Algunos sistemas antiguos solo exportan un par de años de historial: nos llevamos lo que existe y archivamos el resto en ficheros de solo lectura que te quedas. Las notas de texto libre llegan como texto plano, así que se pierde el formato. Todo esto se decide en la semana uno, por escrito, en vez de descubrirse en la semana cuatro.
Se programa en tu noche más tranquila de la semana, después de que el cierre haya dado el día por terminado. Nadie hace nunca un check-in en dos sistemas a la vez.
El último día de explotación se cierra y contabiliza donde siempre, así que tus cuentas tienen un corte limpio.
Se trae todo lo reservado desde la copia de la semana tres, para que ambos sistemas tengan una lista de llegadas idéntica para mañana.
Las conexiones con las OTA pasan a ODA. La disponibilidad se congela los pocos minutos que dura, para que ningún canal venda dos veces la misma habitación.
Llegadas, huéspedes alojados, cuentas abiertas y depósitos se comparan con el sistema antiguo. Tu responsable de guardia da el visto bueno antes de que paremos.
Las mismas llegadas, los mismos saldos, un sistema nuevo, y alguien de nuestro equipo conectado contigo durante todo el primer turno.
Impartida en tu idioma, sobre los datos de tu establecimiento y en sesiones lo bastante cortas como para caber entre turnos. Todas se graban, para que quien entre en agosto no se quede a ciegas.
| Quién | Duración | Qué aprenden |
|---|---|---|
| Recepción | 2 × 90 min | Llegadas, salidas, cambios de habitación, cuentas, facturación dividida, pagos, devoluciones y cierre de noche. |
| Limpieza | 30 min | El panel móvil, los estados de habitación y los partes de mantenimiento con fotos, en sus propios móviles. |
| Restauración y TPV | 60 min | Tomar comandas, cargar a la habitación, cierre de turno y manejo del cajón. |
| Dirección | 90 min | Tarifas y restricciones, informes de ocupación y RevPAR, exportaciones fiscales y de cumplimiento, permisos de usuario. |
¿Aún le das vueltas? Hablar con ventas — dinos qué sistema usas hoy y te contaremos exactamente cómo ha ido esa migración otras veces.
Sí, y pasa a menudo. La semana en paralelo existe justo para esto: tu equipo está formado y cómodo antes de que cambie nada, y el cambio se programa en tu noche más tranquila. Dicho esto, si tu temporada de cierre está a un par de meses, normalmente te diremos que la esperes: es una migración más tranquila y el precio es el mismo.
Ese es el caso normal, no la excepción. Las hojas de cálculo suelen ser más fáciles de migrar que un PMS envejecido, porque nada está encerrado en un formato propietario. Limpiar y eliminar duplicados forma parte de la semana uno, y tú apruebas el resultado antes de cargar nada.
Muy pocos pueden bloquearte de verdad: tus datos de reservas y de huéspedes son tuyos, y tanto la mayoría de contratos como la normativa de protección de datos obligan a devolverlos en un formato utilizable. Cuando un proveedor se hace el remolón, ya hemos extraído de copias de seguridad de bases de datos, módulos de informes y exportaciones de pantalla. Dinos qué sistema usas y te contaremos cómo lo hemos resuelto.
No. Las facturas emitidas y los abonos se migran como registros inmutables, y tu serie de numeración existente continúa en lugar de reiniciarse, así que la secuencia que revisa un auditor no se rompe. Cuando además una jurisdicción exige mantener el sistema antiguo disponible durante un periodo de conservación, lo indicamos en el plan de migración.
Aproximadamente un día de un responsable en la semana uno, un par de horas revisando la configuración en la semana dos y las sesiones de formación en la semana tres. Nosotros hacemos la extracción, la equivalencia, la carga y la conciliación. Lo único que no podemos hacer es decidir cómo debe configurarse tu establecimiento: eso necesita a alguien que conozca la casa.
No. Empezamos por uno, normalmente el más complejo, porque lo que aprendemos ahí hace rápidos los demás, y luego desplegamos el resto en el calendario que marques. Las implantaciones de grupo se presupuestan por conjunto.
Tu sistema antiguo sigue consultable 90 días y tienes una exportación completa de tus datos anteriores al cambio. Todavía nadie ha necesitado dar marcha atrás, pero no estás encerrado en una habitación sin puerta.